Alle Nutzerinnen und Nutzer des Bundesarchivs verpflichten sich im Benutzungsantrag, von jeder Veröffentlichung, für die Archivalien des Bundesarchivs benutzt wurden, unaufgefordert ein Exemplar an die Bibliothek des Bundesarchivs abzugeben. Die Veröffentlichung ist direkt nach dem Erscheinen abzugeben und ist auch erforderlich, wenn die Arbeit im Auftrag erfolgte.

An wen gehen die Belegexemplare?

Die Belegexemplare werden von der Bibliothek des Bundesarchivs in den Bibliotheksbestand eingearbeitet. Daraufhin sind sie online im Bibliothekskatalog auffindbar und können gemäß der Benutzungsordnung der Bibliothek benutzt werden.

Die Belegexemplare werden in der Regel an dem Dienstort in den Bibliotheksbestand aufgenommen, an dem Archivgut des Bundesarchivs für die Publikation benutzt wurde.

Wie viele Belegexemplare müssen abgegeben werden?

Auch wenn Archivgut mehrerer Standorte oder mehrerer Abteilungen für die Veröffentlichung benutzt wurde, ist die Abgabe eines Belegexemplars ausreichend. Das Exemplar kann an jedem beliebigen Standort abgegeben werden und wird intern an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Warum ist das Belegexemplar so wichtig?

Durch die Belegexemplare werden die Forschungsergebnisse aus der Arbeit mit den Archivalien des Bundesarchivs einem breiten Publikum innerhalb und außerhalb des Bundesarchivs bekannt gemacht und erleichtern somit zukünftige Forschungen mit den Beständen des Bundesarchivs.

Die Erschließung der Publikation im Online-Katalog des Bundesarchivs trägt dazu bei, die Veröffentlichung in der Fachwelt bekannt zu machen.