Die Abteilung B des Bundesarchivs hat die Aufgabe, die Quellenbasis für die Erforschung der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland im zivilen Bereich zu sichern und zugänglich zu machen. Die Grundlage dafür stellen die Unterlagen dar, die die Regierung, die Bundesministerien und weiteren Bundesbehörden sowie die Bundesgerichte – teils in Papierform, teils digital – erzeugen. Diese müssen dem Bundesarchiv angeboten werden, wenn die verschiedenen Institutionen sie nicht mehr für ihre Arbeit benötigen und die sogenannte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Mit der Komplexität der zu bewältigenden Aufgaben und dem technologischen Fortschritt ist in den vergangenen Jahrzehnten der Umfang des Behördenschriftguts im Vergleich zu früheren Zeiten enorm angewachsen. Die Archivierung des gesamten Schriftguts ist weder sinnvoll noch mit angemessenen finanziellen und personellen Ressourcen leistbar. Deshalb ist es Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung B zu entscheiden, welche Unterlagen dauerhaft als Archivgut aufbewahrt und welche vernichtet (in archivwissenschaftlicher Terminologie: „kassiert“) werden. Diesen Entscheidungsprozess bezeichnet man als Bewertung.
Die Bewertung erfolgt nach inhaltlichen und formalen Kriterien. Analysiert wird, welche Entwicklungsstränge in den verschiedenen Politikfeldern maßgeblich waren und folglich dokumentiert werden müssen. Um eine schlanke, aber möglichst aussagekräftige Quellenbasis zu schaffen und Redundanzen zu vermeiden, wird der Umfang des zu übernehmenden Schriftguts durch die Anwendung des sogenannten Federführungsprinzips verringert und verdichtet. Das Federführungsprinzip besagt, dass Unterlagen zu bedeutenden Aufgaben, Themen und Entwicklungen nur von den Stellen des Bundes übernommen werden, die für diese die Gesamtverantwortung wahrgenommen haben. Die Dokumente von Behörden, die an Entscheidungen lediglich mitgearbeitet haben, werden ebenso wie Materialsammlungen etc. kassiert.
Um diese Auswahl nachvollziehbar und effizient treffen zu können, hat die Arbeitsgruppe „Rationalisierung der Bewertung in der Abteilung Bundesrepublik Deutschland“ das Strategiepapier Bewertungsgrundsätze (Dokumentationsprofil) des Bundesarchivs für Unterlagen der Bundesrepublik Deutschland erarbeitet. Diese Bewertungsgrundsätze werden fortgeschrieben.