Im Personalverwaltungssystem der Wehrmacht hatten die Erkennungsmarkenverzeichnisse die Funktion, Personalbewegungen zwischen militärischen Einheiten fortlaufend zu dokumentieren. Alle Einheiten erfassten daher in sogenannten Urlisten und Veränderungsmeldungen Wechsel im Personalbestand. Sie erlauben damit grundsätzlich die Feststellung aller Personen, die während der Existenz einer Einheit dieser angehört haben. In Folge der Kriegseinwirkungen wurden jedoch nicht alle Vorgaben der Personalverwaltung in jedem Fall umgesetzt, wodurch die Dokumentation Lücken aufweist.
Jeder Wehrmachtsangehörige erhielt mit der Mobilisierung bzw. Einberufung bei der ersten Dienststelle eine Erkennungsmarke. Die Ausgabe wurden zusammen mit den jeweiligen Personalangaben in den Urlisten vermerkt. Bei Soldaten, die bereits bei einer anderen Dienststelle eine Marke erhalten, wurde die entsprechende Beschriftung übernommen. Zusätzlich zu Marken-Beschriftung, Dienstgrad, Namen, Geburtsort und -datum sowie möglichen Bemerkungen, finden sich in den Verzeichnissen die Heimatanschrift eines nächsten Angehörigen für die Benachrichtigung im Todesfall. Diese Angaben sind auch in den Veränderungsmeldungen verzeichnet.
Die Erkennungsmarke war das wichtigste Identifikationsdokument in der militärischen Personalverwaltung. Eine neue Marke erhielt der Soldat nur bei Verlust oder beim Wiedereintritt in den Militärdienst nach vorheriger Entlassung.
Zu den zwischen 1939 und 1945 eingezogenen Wehrmachtsangehörigen sind in der Abteilung PA insgesamt etwa 100 Millionen personenbezogener Meldungen überliefert. Die Überlieferung ist jedoch nicht vollständig. Hinzu kommen vereinzelte Erkennungsmarkenverzeichnisse der Waffen-SS sowie von Polizei-Einheiten. In der Regel sind die Personalnachweise nach Truppenteilen sortiert und recherchierbar.
Bei einer Benutzung sind die Erkennungsmarkenverzeichnisse wie folgt zu zitieren: BArch, B 563/[Archivnummer]